长篇文档格式混乱的烦恼
从多个来源复制粘贴内容到同一个Word文档中经常会遇到格式不统一的问题。从网页复制的内容带着网页格式和多余的换行符，从PDF复制过来会有杂乱的空格和页面编号，从不同同事那里收集的内容字体字号各异。结果文档中字体有宋体有微软雅黑有Calibri，字号有10磅有12磅有五号有小四，行距有的是单倍有的是1.5倍有的是固定值。这种文档看起来非常不专业，逐个去手动修改需要花费大量时间。其实Word提供了几种干净利落的批量格式处理方案可以轻松解决这些问题。
方法一：全选统一字体字号
最直接的方法就是Ctrl+A全选文档内容，然后在开始选项卡的字体区域设置统一的字体和字号。字体推荐使用宋体或微软雅黑，正文推荐五号或小四字号。全选方法适用于格式较简单的文档。不过需要注意的是全选会覆盖所有文字包括标题的格式差异。如果你的文档使用了标题样式想保留层级关系，全选后再统一字体可能会让标题和正文无法区分。这种情况下更推荐使用样式来管理格式以确保标题和正文的区分。
方法二：用样式统一正文和标题
选中一段正文在开始选项卡样式区域中应用正文样式。然后右键正文样式点击修改设置字体宋体、字号五号、行距1.5倍。修改后所有应用了正文样式的段落会自动同步更新。同样的方法可以修改标题1、标题2等标题样式。如果文档还没有应用样式，可以按住Ctrl键逐个选中需要设为标题的段落然后点击对应的标题样式。样式修改一个更新一片的特性正是格式标准化的核心能力。
方法三：批量修改行距和段落间距
全选文档点击开始段落设置按钮或者右键段落打开段落设置对话框。在间距区域设置段前段后间距如段前0行段后0.5行，行距选择1.5倍行距。勾选如果定义了文档网格则对齐到网格可能会影响行距效果建议取消勾选。预览窗口可以看到修改效果确认后点击确定。这个操作可以一次性调整整篇文档的行距和段落间距让整篇文档的行距格式整齐划一。
方法四：清除格式还原干净文本
如果文档格式混乱到无法通过样式来修复，可以使用最有力的格式清理工具清除格式。选中混乱的内容点击样式区域右下角的样式按钮选择清除格式，或者按快捷键Ctrl+Shift+N。所有格式被清除恢复到Word默认正文样式。然后重新应用统一的字体字号和行距。这个方法特别适合从网页或PDF复制过来的文本，一次清除所有多余格式回归到最干净的文本状态。
设置默认格式防止再乱
点击开始字体区域右下角的小箭头打开字体设置对话框，设置默认字体为宋体五号，点击设为默认值按钮选择所有基于Normal模板的文档点击确定。这样以后新建文档或粘贴无格式文本时会自动使用你设定的默认字体，从源头上解决格式不统一的问题。这个设置一次生效后续无需再操心格式问题。
善用粘贴选项控制格式
从网页或其他文档复制内容时不要直接Ctrl+V粘贴。右键粘贴选项中有三个选择：保留源格式会保留原始所有格式包括字体大小颜色超链接；合并格式会保留加粗倾斜等基本格式但字体字号采用当前文档的设置；只保留文本会丢弃所有来源格式只保留纯文本内容。建议日常操作中选择只保留文本或合并格式，从源头上防止格式混乱输入。