打印设置的重要性和常见问题
打印文件看起来似乎很简单但在实际工作中经常会遇到各种问题：打印出来字体太小看不清、表格被截断只有一半、多页内容每页只打印了一点点浪费纸、页面内容偏一边边距不均。这些问题往往是因为打印前的设置没做好导致的。花一两分钟调整好打印设置可以省纸省墨更重要的是打印出来的文档格式美观大方看起来更专业。
Word打印缩放到一页
在Word中经常遇到正文的末尾几行刚好跑到下一页导致多出大半页白纸的情况。点击文件打印在设置区域可以看到页面缩放选项。如果文档只多出一两行可以尝试将缩放设置为将多页缩印到一页关闭或选择每版打印2页。也可以点击页面布局纸张大小选择A4然后在打印设置中调整缩放比例为恰好将内容压缩到一页内。调整完成后可以先用打印预览查看效果满意后再打印。
手动设置缩放比例
在打印界面的页面设置中可以手动调整缩放比例。例如正文内容刚好多出两行到下一页可以将缩放比例设置为98%或95%让所有内容压缩到一页内。注意缩放比例不要低于85%否则字体过小影响可读性。还可以勾选将多页调整到一页让Word自动计算合适的缩放比例来将所有内容放在一页内。
Excel打印设置每页都显示表头
Excel表格打印时最常见的困扰是翻到第2页以后看不到标题行不知道各列对应什么内容。点击页面布局打印标题在顶端标题行后面点击选择按钮然后选中需要每页都显示的标题行区域如$1:$3确定。设置完成后打印预览中每一页的顶部都会显示标题行。同样可以在左端标题列中设置每页左侧都显示的行标题方便阅读宽表格。
Excel设置打印区域
如果一个工作表的数据范围是A1到L200但不想打印全部只想打印A1到F50区域。可以先选中A1到F50区域然后点击页面布局打印区域设置打印区域。这样按Ctrl+P打印时默认只会打印这个区域。如果后续需要调整区域可以先清除打印区域再重新设置。打印区域设置一次后下次打开文件这个设置仍然保留。
双面打印和手动翻面
支持自动双面打印的打印机在打印设置中选择双面打印或手动翻面。如果打印机不支持自动双面打印也可以选择手动双面打印：先打印奇数页打印完成后将纸张翻面重新放回进纸器再打印偶数页。注意翻面时纸张的方向和上下关系取决于具体的打印机型号需要根据不同型号调整翻面方式。打印前建议先试打一两页确认翻面方法正确再批量打印。
省纸省墨技巧
不需要彩色打印的文档在打印设置中选择灰度打印或黑白打印节省彩色墨粉。打印草稿或内部使用的文档可以将打印质量设置为草稿模式加快打印速度节省墨水。多页同一文档可以选择每版打印2页或4页将多页幻灯片或文档缩印在一页纸上适合审核阅读场景。批量打印多个文件可以使用PDF合并工具先将所有文档合并为一个PDF文件再一次性打印节省分文件操作时间。
打印时的页面设置还有一些高级选项值得掌握。在页面设置对话框中切换到页眉页脚选项卡可以添加打印的页眉页脚内容如文件名日期页码等信息用于方便打印件的归档管理。纸张大小设置中除了A4外还可以根据需要选择A3、B5等非标准尺寸或者自定义任意尺寸的纸张。页面边距除了常规的普通窄宽选项外还可以在自定义边距中通过输入精确数值来微调页边距。对于需要装订的文档在页面设置中预留装订线位置保证打印内容不被装订孔遮住。所有设置完成后建议先打印预览确认效果节省纸张和墨水。